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Umgangsformen für E-Mail | Rules for writing formal e-mails

Während meine Mailbox überquillt und meine Pendenzenliste immer länger wird, sollte ich noch schnell ein paar E-Mails verschicken. Muss ich wirklich jedes E-Mail sorgfältig verfassen? Es geht doch viel schneller, wenn ich mir die allgemeinen Floskeln spare. Und wer legt denn heute noch Wert auf eine korrekte Rechtschreibung? English version at the bottom

In der Zeit von E-Mail, WhatsApp und Twitter, wird Kommunikation oft mit Schnelligkeit, Flüchtigkeit und Effizienz in Verbindung gesetzt. Unser Alltag ist hektisch und die Begegnungen und Interaktionen mit anderen Menschen sind oft flüchtig und anonym. Dabei kann sich schnell eine Unart einschleichen in der Form, wie wir kommunizieren. Wer kennt das nicht? E-Mails werden ohne Anrede oder Grusszeile verschickt, mit unvollständigen Sätzen und der Text beinhaltet nur Kleinbuchstaben. Natürlich spart der Verfasser der Nachricht dadurch Zeit, aber welchen Eindruck hinterlässt er damit beim Empfänger?

 

Kommunikation ist immer eine Interaktion zwischen zwei oder mehreren Individuen. Unsere Wertvorstellungen und Emotionen sind dabei ein wichtiger Bestandteil. Das gilt auch im Falle von schriftlicher Kommunikation. Zwar fehlen hier bestimmte Interaktionsmechanismen, etwa die Begleitung der Kommunikation durch Gestik und Mimik, doch genau darum ist diese Form von Interaktion besonders heikel. Während ich im direkten Gespräch eher erkenne, ob mein Gegenüber mich richtig versteht, ist das beim schriftlichen Austausch deutlich schwieriger. Ich sehe keine unmittelbare Reaktion und kann nur aufgrund der Antwort meine Schlüsse ziehen. Im Arbeitsalltag sind wir diesen Unsicherheiten ständig ausgesetzt. Im Idealfall besteht eine gute Beziehung zwischen uns und unseren Mitarbeitern, Kunden und anderen Akteuren. Wir können uns aufeinander verlassen, es herrscht gegenseitiger Respekt und die erwähnten Unsicherheiten werden dadurch abgeschwächt. Eine solche Beziehung funktioniert aber nur, wenn sich alle an die Regeln halten und respektvoll miteinander umgehen. Und dazu gehört ein angemessener Umgangston bei jeder Interaktion.

 

Man stelle sich vor, zwei Arbeitskollegen treffen sich für ein Gespräch. Während der eine höflich grüsst, überspringt der andere die Begrüssung und beginnt einfach drauflos zu reden. Oder ein Verkäufer schaut einem Kunden beim Verkaufsgespräch nicht in die Augen. In beiden Fällen wäre eine Partei ziemlich irritiert wenn nicht sogar verletzt. Ähnlich verhält es sich mit der schriftlichen Kommunikation. Wenn ich die einfachsten Grundregeln der Höflichkeit verletze, riskiere ich Irritation und verletzte Gefühle beim Empfänger meiner Nachricht. Eine Beziehung zu einem Mitarbeiter, zu einem Vorgesetzten oder zu einem Kunden kann dadurch bleibenden Schaden erleiden.

 

Also besser keine Abstriche bei der schriftlichen Kommunikation machen. Anrede und Grusszeile, eine korrekte Rechtschreibung und vollständige Sätze sind ein Muss für alle, die auf einen respektvollen Umgang und solide Beziehungen Wert legen. Wer unbedingt effizienter kommunizieren will, der sollte andere Wege suchen, sein Ziel zu erreichen. Dazu mehr in einem künftigen Blogeintrag.

 

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Foto: ©RaSeLaSeD
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Rules for writing formal e-mails

Whenever my mailbox threatens to overflow with messages and my to-do-list seems never-ending, I try to save time in every open task. Do I really need to write every e-mail with accuracy? It would safe me a lot time if I just could skip those empty phrases. And who cares about correct spelling anyway?

 

In times of e-mail, WhatsApp, and Twitter, we tend to associate communication with speed, volatility, and efficiency. Our daily life has become hectic and our encounters and interactions with other people are often volatile and anonymous. This also effects the way we communicate with each other. Who has not received an e-mail before that lacked any salutation or contained unfinished sentences? Of course, this method saves time. But what kind of impression do you leave with that?

 

Communication is always an interaction between two or more individuals – with our values and emotions playing an important part in it. This is also true for written communication. Although certain interaction elements are missing in the case of written communication – such as gestures, tone of voice, and facial expressions – the same rules apply as with every other human interaction. And it is because of these missing elements that written communication is more likely to cause misunderstandings. Whereas in face-to-face interactions you get an immediate feedback from the other person, the feedback you get from e-mail conversations is quite limited. The resulting uncertainty is part of our daily working routine. Ideally, we have established a good relationship with our coworkers, our clients, and other stakeholders. We can rely on and respect each other, which in turn reduces the uncertainty. Needless to say, such a relationship only works if both parties play by the rules and treat each other with respect – including an appropriate conservational tone.

 

Imagine two coworkers meeting in a hallway. Whereas one of them greets the other, his colleague skips the greeting and starts talking business right away. Alternatively, think of a salesperson who does not look the client in the eye when talking to him. Both situations probably result in one party being irritated or getting hurt. The same is true for written communication. If I skip the basic rules of politeness, I risk hurting the other person’s feeling and damaging our relationship.

 

Therefore, falling below the standards of written communication turns out to be a bad idea. A correct salutation, an appropriate form of leave-taking, correct spelling and complete sentences are key requirements for anyone who value respectful and solid relationships. If you insist on communicating more efficiently, you should seek out other possibilities to safe time. More on this issue in my next post.

 

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